Kompensata różnic inwentaryzacyjnych.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji rocznej kierownik jednostki zobowiązany jest do właściwej kwalifikacji różnic inwentaryzacyjnych, a tam gdzie jest to możliwe dokonanie odpowiednich kompensat.


Jedną z form rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych jest kompensata. Kompensować można ze sobą jedynie różnice inwentaryzacyjne dotyczące rzeczowych składników majątku obrotowego.
Takiej kompensacie z nadwyżkami mogą podlegać  tylko niedobory powstałe z przyczyn wykluczających odpowiedzialność materialną osoby lub osób, którym je powierzono. Ponadto równocześnie powinny zostać spełnione trzy poniższe warunki:

• różnice inwentaryzacyjne zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury,
• różnice inwentaryzacyjne dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie,
• różnice inwentaryzacyjne zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku (asortymentach) lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach.

Decyzję, o tym w jaki sposób nastąpi rozliczenie powstałych różnic inwentaryzacyjnych oraz o odpowiednim ich zakwalifikowaniu w zależności od przyczyny oraz charakteru każdej różnicy podejmuje kierownik jednostki. Swoje decyzje opiera na przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną wynikach inwentaryzacji i opisanych przyczynach powstania różnic. Błędna ocena i wybór niewłaściwego sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych może spowodować niewłaściwe przedstawienie jej efektów w rachunku zysków i strat jednostki zawyżając poszczególne jego pozycje (zwykle pozostałe przychody i koszty operacyjne).

Do ostatecznego ustalenia różnic inwentaryzacyjnych stosuje się protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. W dokumencie tym zamieszcza się wnioski dotyczące sposobu rozliczenia ustalonych różnic. Protokół powinien być zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Różnice inwentaryzacyjne wynikające z inwentaryzacji dokonywanej na potrzeby sprawozdania finansowego za dany rok oraz ich rozliczenie należy ująć w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą.
Stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ww. ustawy). Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy).
Ustawa o rachunkowości nie narzuca jednostkom sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, sposobu oceny przyczyn ich powstania oraz zasad jakie mają stosować przy podejmowaniu decyzji co do pokrycia ich skutków finansowych. Należy to do uprawnień samej jednostki.

Na różnice inwentaryzacyjne składają się :
- niedobory, kiedy stan spisu z natury  jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,
- nadwyżki, kiedy stan spisu z natury  jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Do wyceny, rozliczenia i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych przyjmuje się ceny poszczególnych składników majątku stosowane przy ich ewidencji księgowej.

Ujawnione niedobory: 
- rzeczowych składników majątku trwałego - wycenia się według wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne,
- rzeczowych składników majątku obrotowego - wycenia się w cenie nabycia (ewentualnie zakupu) lub koszcie wytworzenia,
- środki pieniężne - wycenia się w wartości nominalnej.

Natomiast ujawnione nadwyżki: 
- rzeczowych składników majątku - wycenia się według cen ewidencyjnych na podstawie posiadanej dokumentacji dotyczącej ich nabycia lub wytworzenia, a w przypadku braku cen ewidencyjnych według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania (cen rynkowych), ustalonych z uwzględnieniem stopnia zużycia składnika majątku,
- środków pieniężnych - wycenia się w wartości nominalnej.

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne w zależności od przyczyn ich powstania można zakwalifikować jako: 
- ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm i limitów,
- niedobory i nadwyżki podlegające kompensacie,
- niedobory zawinione,
- niedobory niezawinione,
- nadwyżki rzeczywiste i pozorne.

Różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć razem z zamknięciem ksiąg za dany rok.